Invitation email

Invite your guests via email using guestoo

If you invite your guests by email via guestoo, this email will be sent.

Inhalte dieser Seite:

When

When will this email be sent to your guests?

Ein Beispiel, wie man Einladungen über guestoo anstossen kann.

This email is sent automatically when you trigger an invitation to one or more guests in the guest list for your event.

Tip: When you add guests with their email address (e.g., via Excel import), no invitation is sent yet. An email is only sent if you check the “Send invitation” box in the dialog window.

What's in the email and where you can edit the content

The invitation email contains the following information:

Logo
To be uploaded at the event under Info > Overwrite organizer data or under Agency > Info
Fallback: guestoo logo
Event image
The image that's been uploaded under Event > Info
Fallback: Image area is not displayed/empty
Header
Your own invitation subject OR, if this has not been specified, then “Invitation: Event name”
Invitation text
Event > E-Mails > Default email texts or under Agency > E-Mails > Default email texts
Tip: You can also use HTML code in the invitation text
Button: Jetzt anmelden
Führt zur Event-Seite. Die Beschriftung des Buttons kann am Event unter Design > Elemente und Buttons anzeigen/ausblenden eingestellt werden
Button: Absagen
Führt zu einer Seite, auf der man die Absage bestätigen muss und optional einen Grund angeben kann.
Info: Der Button kann am Event unter Settings > Registrierungsprozess > Absage-/Storno-Option ausgeblendet werden
Details
Was, Wann, Wo, Kontakt für Rückfragen… wird aus Event > Infos oder Agentur > Infos gezogen
Anhänge
» Dateianhänge, die am Event unter Infos > Dateiupload hinzugefügt und für die Bestätigungs-E-Mail aktiviert wurden
Impressum / Links zu Datenschutz & Eventbedingungen
Wird aus Event > Infos > Rechtstexte oder Agentur > Infos > Rechtstexte gezogen
Link zum einsehen, ändern und Löschen der Gastdaten
Automatisch

Design

So kannst Du die E-Mail optisch anpassen

Du hast folgende Möglichkeiten, um die E-Mail optisch schnell und unkompliziert anzupassen:

Logo
Zu pflegen am Event unter Infos > Veranstalterdaten überschreiben oder unter Agentur > Infos
Fallback: guestoo Logo
Eventbild
Das Bild, welches unter Event > Infos gepflegt ist
Fallback: Bildbereich wird nicht angezeigt
Farben
Du kannst die Farben bestimmen unter Agentur > Design ODER pro Event unter Event > Design > Farben
Schrift
Du kannst die Schriften bestimmen unter Agentur > Design ODER pro Event unter Event > Design
Button: Absagen ausblenden
Der Button kann am Event unter Settings > Registrierungsprozess > Absage-/Storno-Option ausgeblendet werden

Beispiel:

Hier kannst Du Dir ein Beispiel anschauen.

Wichtig: Es kann bei einigen E-Mail-Programmen zu starken Abweichungen kommen:

Template bearbeiten

So kannst Du das komplette E-Mail-Template verändern

Mit den Punkten, die Du unter "Design" findest (siehe oben), kannst Du bestimmte Parameter der E-Mail bearbeiten. Du hast aber auch die Möglichkeit das Template Deiner E-Mails komplett selbst in HTML zu gestalten (entsprechenden Tarif/Feature vorausgesetzt).

Unter Agentur > E-Mail-Templates findest Du alle E-Mails, deren HTML-Code und die verschiedenen Platzhalter die für das Template verwendet werden können (z. B. Eventbild, Hauptfarbe, etc.). Das entsprechende Wissen vorausgesetzt, kannst Du hier komplett eigene Designs umsetzen.

Warnung: Wenn Du eigene Templates nutzt, dann bekommst Du keine E-Mail-Template Updates mehr von guestoo mit, da nicht unser, sondern Dein eigener Code verwendet wird.

Testen

So kannst Du diese E-Mail testen

Das Testen der Einladungs-E-Mail ist ganz einfach:

Pflege die Texte und das Design (siehe oben)
Folge den hier erklärten Schritten