FAQ / Frequently Asked Questions

Since we are a relatively small team and we want to spare our customers the frustration of having to contact a third-party hotline without professional expertise, short-notice telephone support is unfortunately not usually feasible for us. For this reason, we currently only offer telephone support to clarify complex problems or for product demonstrations by prior appointment.

However, experience has shown that most questions and problems can also be solved quickly (and often even more efficiently) by email. It is therefore best to send us an email to support@guestoo.de first, in which you describe your questions (with a link to the event + screenshots if necessary). This way, your questions can be answered directly by the person in the team who is best qualified to do so. If necessary, we can then also arrange an appointment for a telephone call/online meeting this way.

If you have never created an event with guestoo before, you will find a quick guide including a video tutorial on this page.

If you need more contacts or events than are included in your subscription plan, you can simply upgrade the amount of contacts or events.

In order to do this, visit our feature shop under Agency > Feature shop or by using this link. If you enter a value there, you will immediately be shown the corresponding monthly price for the upgraded limits.

You can find an overview of the conditions for adding events and contacts in the overview of your subscription under the sections “Simultaneously active events” and “Total contacts”:

• Free
• Basic
• Pro
• Business

Unfortunately, it happens from time to time that emails sent via guestoo are apparently “not delivered”.

We receive such requests frequently and have therefore regularly tested what the cause is in order to rule out an error on the part of guestoo.

We were able to identify the following common causes of errors:

• The recipient's mailbox was full (text emails still went through, but emails with attachments were no longer accepted)
• The email has ended up in the spam folder*
• The email provider has not forwarded the email*
• The guest has entered a faulty email address

*When it comes to spam, we are always highly sensitive and check whether our email servers are on blacklists or whether the structure of the emails themselves could cause problems. However, we always have a very good reputation in this area. Nevertheless, filtering out cannot be completely ruled out - but this is system-independent and depends on the email providers.

If you have already ruled out all other sources of error, we will be happy to check examples of emails that have not arrived.

In order to do this, please send a request to support@guestoo.de containing the relevant email address(es). We will then be happy to check whether the email(s) have gone out and where the error may lie.

Yes, that is possible.

You can find all the necessary information about the costs and the settings that need to be made in order to do this on this page.

You can hide the number of available spots in the “Design” tab of your event.

In order to do this, scroll to the “Show/hide elements and buttons” section and deactivate (switch to red) the “Show free spots on the microsite” option

You can find further information about this in our documentation.

Du kannst den Abschnitt "Daten speichern fürs nächste Mal" im "Design"-Tab Deines Events ausblenden.

Scrolle hierzu zum Abschnitt "Elemente und Buttons anzeigen/ausblenden" und aktiviere (Schalter auf Grün) die Option " 'Daten speichern fürs nächste Mal' verbergen"

Weitere Informationen findest Du in unserer Doku.

Du kannst den Sprachwechsler im "Design"-Tab Deines Events ausblenden.

Scrolle hierzu zum Abschnitt "Elemente und Buttons anzeigen/ausblenden" und aktiviere (Schalter auf Grün) die Option "Sprachwechsler ausblenden"

Weitere Informationen findest Du in unserer Doku.

Das Passwort, das Du zum Entpacken Deiner Exporte benötigst, findest Du unter Agentur > Infos > Sicherheit.

Du kannst es hier sowohl einsehen als auch ändern.

Weitere Informationen hierzu findest Du in unserer Doku.

Wenn Du nicht möchtest, dass im Bestellprozess eine Rechnungsadresse von den Gästen abgefragt wird, kannst Du diese Felder im Event unter Tickets > Einstellungen deaktivieren. Weitere Informationen dazu findest Du auf dieser Seite.

Diese Option kannst Du z. B. dann nutzen, wenn Du Dich außerhalb von guestoo um die Rechnungsstellung kümmern möchtest.

Hinweis: Wenn Du mit guestoo automatische Rechnungen erstellen möchtest, solltest Du diese Option auf keinen Fall aktivieren!!

Wenn Du Deinen Gästen bei der Anmeldung zum Event das Einlösen von Gutscheinen nicht erlauben möchtest, kannst Du dies am Event unter Tickets > Einstellungen ausstellen. Deinen Gästen wird dann kein Feld zur Eingabe von Gutschein-Codes angezeigt.

Weitere Informationen hierzu findest Du auf dieser Seite.

Wenn Du gemeinsam mit Deinen Kollegen oder anderen Verantwortlichen ein Event planst, kannst Du diese Person(en) als Benutzer zu Deiner Agentur einladen.

Wie das geht, erfährst Du in unserer Doku.

Diese Vorgehensweise kannst Du z. B. auch für Wedding-Planner, Mitarbeiter, Eventmanager oder das CheckIn-Personal vor Ort nutzen, um ihnen den nötigen Zugriff zu den Event- und Agenturdaten zu gewähren.

 Welche Daten Du für die Verbindung von guestoo mit Deinem PayPal / Stripe Account benötigst und was Du hierfür beachten musst, ist in unserer Doku erklärt.

Eine Erklärung, wie Du die einzelnen Zahlungsarten am Event (de-)aktivieren kannst, findest Du hier.

Um Euch das Abschließen eines Auftragsverarbeitungsvertrags so leicht wie möglich zu machen, haben wir diesen Prozess digitalisiert.

Wie Du in wenigen Schritten einen AVV mit guestoo / der Code Piraten GmbH abschließt, ist auf dieser Seite erklärt.

Wenn Du Deine Gäste mit einem persönlichen Einladungscode per E-Mail zu Deinem Event einlädst, erhalten sie automatisch die Option ihre Teilnahme am Event abzusagen.

Nutzt Du allerdings einen allgemeinen Einladungslink, der für alle Gäste derselbe ist (ohne Einladungscode), sehen sie nicht automatisch einen Absagen-Button. Du musst Du die Absage-Funktion erst aktivieren.

So gehts:

• Gehe in Dein Event
• Wechsle in den Tab "Settings"
• Scrolle zum Abschnitt "Registrierungsprozess"
• Klicke oben rechts auf "Bearbeiten"
• Aktiviere die Option "Absagen ohne persönliche Einladung"
• Wenn Du bereits Gäste zu Deiner Gästeliste hinzugefügt hast oder einzelne Gäste mit persönlichem Einladungscode eingeladen hast, aktiviere zusätzlich die Option "Absagen ohne persönliche Einladung mit Gästeliste abgleichen"
• Klicke oben rechts auf "Speichern"
• Fertig - der Absage-Button erscheint jetzt auch für nicht persönlich eingeladene Gäste!

Wenn Du eine Einladung erneut an einen Gast versendest, wird standardmäßig derselbe Text verwendet, wie in der ursprünglichen Einladungs-E-Mail. Diese Information wird Dir ebenfalls als Hinweis angezeigt, wenn Du im Menü auf "Einladung neu senden" klickst.

Falls Du in der Zwischenzeit Änderungen an den Standard E-Mail-Texten vorgenommen hast und stattdessen die neueste Version der Einladungs-E-Mail an den Gast senden möchtest, klicke unterhalb des Hinweis-Textes auf den Link "Aktuellen Text verwenden"

"Sie arbeiten in einer Vorlage. Der Anmeldeprozess dient nur dazu die Vorlage zu testen. Bitte erstellen Sie für produktive Anmeldungen ein Event aus dieser Vorlage."

Wenn dieser Hinweis bei der Anmeldung zu Deinem Event angezeigt wird, dann liegt das daran, dass Du nur eine Vorlage angelegt hast und kein eigenständiges Event.

So legst Du ein Event aus Deiner Vorlage an:

• Gehe in den Menüpunkt "Events"
• Suche nach der gewünschten Vorlage
• Klicke auf das Zahnrad-Symbol neben der Vorlage
• Wähle die Option "Duplizieren" aus
• Klicke auf den Button "+Event anlegen"
• Fertig - Du hast nun ein Event erstellt
• Achtung: Das Event hat eine andere URL als die Vorlage!

Wenn sich unter Deiner Vorlage bereits Gäste zum Event angemeldet haben oder Du bereits Einladungen mit dieser URL verschickt hast, wende Dich an support@guestoo.de und schicke uns die URL zur Event-Vorlage zu. Wir können die Vorlage dann für Dich in ein Event umwandeln, damit keine Anmeldedaten der Gäste verloren gehen.

Du kannst beim Generieren des Excel-Exports selber festlegen, welche Felder Dir als eigene Spalte angezeigt werden sollen.

Wechsle hierfür in den Tab "Spalten" des Dialog-Fensters, in dem Du den Export anforderst.

Dort kannst Du für jedes Formularfeld (Stammdaten, eventspezifische Felder, etc.) festlegen, ob es als Spalte in der Excel-Tabelle auftauchen soll.

Wenn Du Dein Event nicht in der Event-Übersicht finden kannst, liegt das häufig daran, dass ein Filter gesetzt ist.

Um eventuell gesetzte Filter zu entfernen, klicke auf das Filter-Feld rechts über der Event-Liste. Im Dialog-Fenster kannst Du die Filter anpassen. Mit einem Klick auf das rote X-Symbol werden alle Filter entfernt, sodass Dir ALLE Events angezeigt werden.

Wenn Du aus Versehen ein Event gelöscht hast, kannst Du es innerhalb von 24 Stunden wiederherstellen.

Wie das funktioniert, ist auf dieser Seite erklärt.

Bei Ticket-Bestellungen werden die Tickets für insgesamt zwei Stunden für den Gast reserviert.

Reagiert der Gast nicht innerhalb von einer Stunde auf die E-Mail mit den Zahlungsinformationen, wird die Bestätigungs-/DOI-E-Mail erneut versendet. Nach einer weiteren Stunde (insgesamt zwei Stunden nach Bestellung) wird die Reservierung aufgehoben und die Tickets werden wieder für andere Gäste zum Kauf freigegeben.

Wird der Link in der E-Mail aufgerufen, der Bezahlprozess aber nicht abgeschlossen, bekommt der Gast nach einer Stunde erneut eine E-Mail. Zwei Stunden nach dem Klicken des Links wird die Ticket-Reservierung aufgehoben.

Wird der Link nach Ablauf der zwei Stunden aufgerufen, wird vom System geprüft, ob es noch verfügbare Tickets gibt. Ist dies der Fall, läuft der Prozess normal weiter und der Gast kann seinen Kauf abschließen. Gibt es keine Tickets mehr, landet der Gast auf der Warteliste (falls aktiviert) oder erhält eine Fehlermeldung (falls die Warteliste nicht genutzt wird).

Wenn Du eine andere E-Mail-Adresse für Deinen guestoo-Account festlegen möchtest, gehe wie folgt vor:

• Logge Dich in Deinen bestehenden guestoo-Account ein
• Gehe im Menüpunkt "Agentur" in den Tab "Benutzer"
• Lade die gewünschte neue E-Mail-Adresse als Manager-User mit der Rolle "Agentur-Inhaber" (oder der von Dir gewünschten Rolle) ein (Anleitung)
• Lege ein Passwort für den neuen Manager-User fest, indem Du auf den Link in der E-Mail klickst
• Logge Dich aus dem bestehenden guestoo-Account aus
• Logge Dich mit Deiner neuen E-Mail-Adresse und dem festgelegten Passwort ein
• Fertig!
• Hinweis: Wenn der Zugang unter der alten E-Mail-Adresse komplett entfernt werden soll, kannst Du ihn unter Agentur > Benutzer löschen, indem Du auf das Zahnrad-Symbol neben dem Manager-User klickst

Wenn eine andere Person Deine guestoo Agentur übernehmen soll oder eine weitere Person die Admin-Rechte an Deiner Agentur bekommen soll, gehe wie folgt vor:

• Lade die Person(en) als Agentur-Admin zu Deiner Agentur ein (Anleitung) - falls die Person(en) bereits Manager-User in Deiner Agentur sind, kannst Du die Rolle des Manager-Users unter Agentur > Benutzer zu "Agentur Admin" hochstufen
• Logge Dich mit den Daten des neuen Agentur-Admins in guestoo ein
• Gehe in den Menüpunkt "Agentur" in den Tab "Benutzer"
• Klicke auf das Zahnrad-Symbol neben dem alten Agentur-Admin
• Stufe die Rolle des Benutzers herunter oder lösche den Benutzer-Account komplett, wenn die Person z. B. das Unternehmen verlassen hat

Wie Du die Gästeliste Deines Events nach bestimmten Kriterien und Formular-Eingaben filtern kannst, ist auf dieser Seite erklärt.

Manchmal kommt es vor, dass der Text auf der Event-Seite oder in E-Mails augenscheinlich nicht angezeigt wird.

Oft liegt der Fehler an den Farb-Einstellungen des Events. Stelle sicher, dass Du im "Design"-Tab des Events Farben auswählst, die sich ausreichend voneinander abheben, damit der Text leserlich ist. Wählst Du als Schriftfarbe eine sehr helle Farbe aus, dann kann es sein, dass dieser sich kaum bis gar nicht von der Hintergrundfarbe abhebt und deswegen in manchen Fällen nicht sichtbar ist.

Weitere Informationen zu den Design-Einstellungen des Events findest Du auf dieser Seite.

Standardmäßig werden alle Benachrichtigungen zu neuen Zu-und Absagen zu einem Event, Daten-Änderung, etc. immer an die E-Mail-Adresse gesendet, unter der die guestoo-Agentur registriert ist. Lädst Du weitere Benutzer*innen zu Deiner guestoo-Agentur ein, erhalten auch diese standardmäßig alle Benachrichtigungen zu allen Events, auf die sie Zugriff haben.

Wie Du einzelne oder alle Benachrichtigungen für Deinen Benutzer-Account (de-)aktivieren kannst, ist auf dieser Seite erklärt.

Möchtest Du die Benachrichtigungen nicht an die E-Mail-Adresse erhalten, unter der der Account/die Agentur registriert ist, sondern an eine andere, gehe wie folgt vor:

1. Benachrichtigungen für die Haupt E-Mail-Adresse deaktivieren:

• Gehe in das Benutzer-Menü (Klick oben rechts auf Deinen Namen) und wähle den Menüpunkt "Meine Einstellungen" aus
• (De-)aktiviere einzelne oder alle Benachrichtigungen (weitere Informationen findest Du auf dieser Seite)

2. Weitere E-Mail-Adresse als Benutzer zur Agentur einladen

• Gehe in den Menüpunkt "Agentur"
• Wechsle in den Tab "Benutzer"
• Klicke auf "Manager hinzufügen"
• Folge dieser Anleitung um eine oder mehrere E-Mail-Adressen als Benutzer zu Deiner Agentur einzuladen
• Gehe nun in das E-Mail-Postfach der soeben eingeladenen E-Mail-Adresse(n) und klicke auf den Link in der E-Mail
• Du wirst auf eine Seite weitergeleitet, auf der Du ein Passwort festlegen kannst

3. Benachrichtigungs-Einstellungen für die neue E-Mail-Adresse festlegen

• Nachdem Du das Passwort festgelegt hast, logge Dich mit den neuen Zugangsdaten ein
• Gehe in das Benutzer-Menü (Klick oben rechts auf Deinen Namen) und wähle den Menüpunkt "Meine Einstellungen" aus
• (De-)aktiviere die gewünschten Benachrichtigungen (weitere Informationen findest Du auf dieser Seite)
• Klicke auf "Speichern"
• Fertig! Du erhältst nun die gewünschten Benachrichtigungen an die soeben eingeladene E-Mail-Adresse

Wenn Deine Gästeliste leer ist oder Gäste in der Liste fehlen, obwohl Du Dir sicher bist dass diese sich zum Event angemeldet haben, liegt das häufig daran, dass ein Filter gesetzt ist.

Um eventuell gesetzte Filter zu entfernen, klicke auf das Filter-Feld rechts über der Gästeliste. Im Dialog-Fenster kannst Du die Filter anpassen. Mit einem Klick auf das rote X-Symbol entfernst Du alle gesetzten Filtern, sodass Dir ALLE Gäste angezeigt werden.

Wenn die von guestoo vorgegebene Einverständniserklärung im Formular nicht zu Deinem Verwendungszweck passt, kannst Du einfach Deine eigenen Einverständnisse anlegen.

So gehts:

• Lege eine neue Einverständniserklärung nach Deinen Vorstellungen an (Anleitung)
• Aktiviere die neu angelegte Einverständnis im "Formular"-Tab des Events (Anleitung)
• Deaktiviere die Standard-Einverständnis von guestoo im "Formular"-Tab des Events (Anleitung)

guestoo ist prinzipiell nicht auf die Nutzung als Newsletter-System ausgelegt.

Du kannst aber als Alternative den Absagen- oder Löschen-Link des Gastes einbinden.

Absagen-Link

Mit diesem kann der Gast sich von einem Event abmelden, z. B. von einem zur Newsletter-Anmeldung genutzten Event.

• <a href="[[guest.declineLink]]">Absagen</a>

Account

Achtung: Hierbei handelt es sich um den kompletten Kontakt/Stammdaten-Satz des Gastes in Deiner Agentur

• <a href="[[guestAccount.deletionLink]]">Löschen</a>

Wenn ein Gast auf eine System-E-Mail von guestoo (Einladung, Bestätigungs-E-Mail, Mailing etc.) antwortet, passiert folgendes:

Bei Nutzung des Standard-E-Mail-Absenders von guestoo

Wenn Du für das Event keine eigene E-Mail-Absender-Adresse verwendest, dann landen die Antworten der Gäste bei allen Manager-Usern der Agentur, die die Benachrichtigung "Antwort eines Gastes auf eine System E-Mail" aktiviert haben, im Postfach der E-Mail-Adresse, mit der sie sich bei guestoo einloggen.

Wie Du die Benachrichtigungen für Deinen Account konfigurieren kannst, ist in unserer Doku erklärt.

Bei Nutzung eines eigenen E-Mail-Absenders

Wenn Du für das Event einen eigenen E-Mail-Absender verwendest, dann werden die Antworten der Gäste direkt an dieses Postfach versendet.

Wenn Du Dir über den Export-Dialog einen Export generieren lässt und die Excel-Datei leer ist oder Gäste fehlen, liegt das wahrscheinlich daran, dass Du im Export-Dialog Filter gesetzt hast, die einige/alle Gäste ausschließen.

Um alle Filter zu löschen und eine ungefilterte Liste aller Gäste zu exportieren, klicke im Export-Dialog auf den Button "Filter zurücksetzen". Auf Wunsch kannst Du im Anschluss noch einige Filter setzen, falls Du nur bestimmte Gäste in der exportierten Excel-Datei haben möchtest.

Wenn Du einen Abschnitt mit Einstellungs-Optionen nicht sehen kannst, kann das zwei Gründe haben:

1) Der Abschnitt ist ausgeblendet. Um ihn einzublenden, scrolle ganz nach unten auf der Seite, auf der Du Dich befindest und klicke auf "Mehr Optionen anzeigen".
Dort kannst Du einstellen, welche Abschnitte Dir angezeigt werden und welche ausgeblendet werden sollen, damit Du eine bessere Übersicht hast. :) 

2) Du hast nicht den benötigten Tarif, um die entsprechende Funktion zu nutzen. Informiere Dich am Besten in der Doku, ob das gewünschte Feature kostenpflichtig ist oder schaue im Feature-Shop nach.